Visa FAQ

Een Belgisch paspoort is een document om uw identiteit te bewijzen in de landen waarvoor de Belgische identiteitskaart (eID) niet volstaat. Naar de meeste Europese bestemmingen kan je reizen zonder paspoort, maar met je identiteitskaart. Toch zijn er uitzonderingen hierop, omdat je bij een AFS programma soms wel een paspoort nodig hebt voor andere redenen.

Meer informatie hoierover kan je op de pagina over paspoort vinden.

Dat kan, maar je zal mogelijk wel enkele extra administratieve stappen moeten uitvoeren. Start alvast met het aanvragen van je internationaal geboortecertificaat. Als dit niet is meegekomen vanuit je geboorteplaats naar België, dan moet je dit mogelijk laten overschrijven, of in het buitenland gaan ophalen.

Dit proces kan wel enkele weken of maanden duren. Meer informatie kan je hier alvast terugvinden.

Een ambassade, ook wel ‘diplomatieke missie’ of kortweg ‘missie’ genoemd, is de formele vertegenwoordiging van een land, bijvoorbeeld van België, in een ander land. De ambassade is vrijwel altijd gevestigd in de hoofdstad van dat andere land, de zogenaamde ‘ontvangende staat’, of in elk geval in de plaats waar de regering van dat land is gevestigd. In België bijvoorbeeld in Brussel. Een land heeft slechts één ambassade in een ander land. Een ambassade wordt geleid door een ambassadeur.

Een consulaat, of consulaire post, vertegenwoordigt een land bij de bevolking van een ander land. Een consulaat verleent diensten aan de bevolking van dat (ontvangende) land, bijvoorbeeld visaverlening, en ook aan de eigen onderdanen van het consulaat in het andere land, vooral op het gebied van burgerlijke stand en het bevorderen van handelscontacten. Overigens hebben veel ambassades ook een consulaire afdeling. Een land kan, naast een ambassade, een of meer consulaten in een land hebben, bijvoorbeeld in belangrijke handels- of havensteden. Grote consulaten worden soms tot consulaat-generaal benoemd. In dat geval valt een aantal gewone consulaten onder een bepaald consulaat-generaal. Een consulaat wordt geleid door een consul; een consulaat-generaal door een consul-generaal.

Je ontvangt tijdig informatie over het visumproces van jouw bestemming. De kans bestaat wel dat je een aantal keer op en neer naar Brussel moet. Hou hier zeker ook rekening mee. Soms zijn er lange wachttijden bij ambassades, consulaten of bij de Belgische overheid om documenten in orde te brengen.

We bezorgen je tijdig een lijst van vereiste documenten voor je visumaanvraag, alsook het type visum dat je moet aanvragen. Deze variëren namelijk enorm, afhankelijk van de bestemming en het gekozen programma.

Dit varieert per type document.

Sinds mei 2018 gebeuren legalisaties bij FOD Buitenlandse Zaken digitaal, waarbij men spreekt van een e-apostille of
e-legalisatie. Hiervoor werd een speciale website ontwikkeld door de overheid, waardoor verschillende instanties
rechtstreeks online legalisaties kunnen aanvragen. Door de digitalisering van de Database voor de Akten van de
Burgerlijke Stand (DABS) zijn sinds april 2019 ook de gemeenten mee ingestapt in dit digitale proces. De gemeente die
de eerste legalisatie uitvoert op een document kan het nu ook rechtstreeks doorsturen naar FOD Buitenlandse Zaken
voor de tweede legalisatie, waarna het document meteen per e-mail verstuurd wordt naar de aanvrager. Hierdoor is het
proces aanzienlijk vereenvoudigd en versneld. Toch zijn nog niet alle instanties mee in het digitale verhaal. Daarom
geven we hierbij een overzicht van de verschillende legalisaties.

De legalisering van de verschillende documenten gebeurt als volgt:

Aanvragen en legaliseren van een akte

Een akte van de burgerlijke stand kan bij om het even welke gemeente opgevraagd worden. Dit hoeft dus niet
de geboorteplaats, noch de woonplaats te zijn. Het enige wat je nodig hebt is het rijksregisternummer van de
persoon wiens akte je opvraagt. De aanvraag hiervan kan digitaal via de website van de gemeente of
telefonisch gedaan worden.
Voor de aanvraag van een akte hoef je je  enkel nog tot de gemeente te wenden, waarna zij beide legalisaties
in orde brengen.
Elke gemeente heeft toegang tot het e-legalisatiesysteem. De gemeenteambtenaar kan alle akten rechtstreeks
downloaden uit de Database voor de Akten van Burgerlijke Stand (DABS). (Verschillende gemeenten maken
hierbij de fout een scan te maken van het document uit DABS en dit vervolgens te uploaden in het
e-legalisatiesysteem, waardoor de digitale handtekening niet wordt aanvaard.) Vervolgens heeft men enkel nog
het land van bestemming nodig en het e-mailadres van de persoon die het document aanvraagt.
Het hele proces duurt in principe niet meer dan 2 minuten, waarna men een e-mail ontvangt met een
uitnodiging voor het betalen van de Apostille van FOD Buitenlandse Zaken (20 € per document). De betaling
gebeurt online, waarna men iets later de gelegaliseerde akte krijgt opgestuurd via e-mail.

Legaliseren en wettigen van een handtekening

Het proces is een beetje anders voor het legaliseren van een handtekening van bijvoorbeeld een ouder. Om de
authenticiteit van de handtekening vast te stellen heeft men de identiteitskaart nodig van de persoon wiens
handtekening men laat wettigen, dus de ouder(s). Hiervoor dient men wel degelijk effectief langs te gaan op de
gemeente, waar men ter plaatse de authenticiteit zal vaststellen.
Dit legalisatieproces is momenteel nog niet gedigitaliseerd.
De authenticiteit wordt vastgesteld door het ondertekenen van het document door de Burgemeester of
Schepen van Bevolking. Vermeld duidelijk bij de gemeente dat het document ondertekend moet zijn door de
Burgemeester of Schepen van Bevolking en NIET door een gemachtigd beambte, dit i.v.m. een legalisatie van
het document bij FOD Buitenlandse Zaken. Controleer dit nog even wanneer je het document terug ontvangt.
Nadien moet de handtekening van de Burgemeester of Schepen van Bevolking gelegaliseerd worden met een
Apostille van FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.

Helaas komen deze scenario’s voor. Aangezien consulaire ambtenaren visa afgeven, heeft AFS geen controle over het proces zelf. Wanneer deze situaties zich voordoen en niet de schuld van de student zijn (d.w.z. te laat een visum aanvragen of reizen naar het buitenland voor de start van een programma), zullen we de internationale vlucht opnieuw plannen zodra het visum is verleend.

Als je visum geweigerd wordt, zullen we er alles aan doen om tot een oplossing te komen. In sommige gevallen wordt er dan geopteerd om het programma met een paar weken uit te stellen. Je kan dan ofwel op een afgesproken tweede aankomstdatum vertrekken, ofwel zodra je je visum verkregen hebt. Dit wordt onderling met de AFS partner van jouw gastland afgesproken.

Onthoud: AFS is er om je te helpen! Neem bij vragen altijd gerust contact met ons op.

Visumkosten kunnen redelijk hoog oplopen, tot zelfs €1000. In de meeste gevallen ligt het ergens tussen €150 en €500.

Kortere programma’s en veelal Europese programma’s hebben lagere of soms zelfs geen visumkosten. Verdere bestemmingen en programma’s die meer dan 3 maanden duren, hebben hogere visumkosten.

Je moet niet enkel rekening houden met de effectieve kost van het visum of de verblijfsvergunning, maar ook de kost van het legaliseren van vereiste documenten. Per legalisatie kost het €20. Als je dus 5 documenten moet laten legaliseren, zit je al snel aan €100.

Bij sommige programma’s is weergegeven wat de verwachte visumkosten zijn. We gebruiken hiervoor volgend systeem:
€ = €0 – €100
€€ : €100 – €300
€€€ = €300+

Nee, de kostprijs van je programma bevat geen kosten gerelateerd aan visum of paspoort.

We raden af om reizen te plannen buiten België binnen 2 maanden voor vertrek. Een weekje er tussenuit kan meestal wel, maar veel deelnemers moeten heel wat administratie in orde brengen voor vertrek. Heel wat zaken zijn tijdsgebonden en kan je pas starten in de weken/maanden voor je vertrek.

Bij sommige bestemmingen moet je ook wachten op bevestiging van een gastgezin en/of gastschool. Die documenten komen pas later toe, waardoor je soms op heel korte tijd nog een visa moet aanvragen.