Dit varieert per type document.
Sinds mei 2018 gebeuren legalisaties bij FOD Buitenlandse Zaken digitaal, waarbij men spreekt van een e-apostille of
e-legalisatie. Hiervoor werd een speciale website ontwikkeld door de overheid, waardoor verschillende instanties
rechtstreeks online legalisaties kunnen aanvragen. Door de digitalisering van de Database voor de Akten van de
Burgerlijke Stand (DABS) zijn sinds april 2019 ook de gemeenten mee ingestapt in dit digitale proces. De gemeente die
de eerste legalisatie uitvoert op een document kan het nu ook rechtstreeks doorsturen naar FOD Buitenlandse Zaken
voor de tweede legalisatie, waarna het document meteen per e-mail verstuurd wordt naar de aanvrager. Hierdoor is het
proces aanzienlijk vereenvoudigd en versneld. Toch zijn nog niet alle instanties mee in het digitale verhaal. Daarom
geven we hierbij een overzicht van de verschillende legalisaties.
De legalisering van de verschillende documenten gebeurt als volgt:
Aanvragen en legaliseren van een akte
Een akte van de burgerlijke stand kan bij om het even welke gemeente opgevraagd worden. Dit hoeft dus niet
de geboorteplaats, noch de woonplaats te zijn. Het enige wat je nodig hebt is het rijksregisternummer van de
persoon wiens akte je opvraagt. De aanvraag hiervan kan digitaal via de website van de gemeente of
telefonisch gedaan worden.
Voor de aanvraag van een akte hoef je je enkel nog tot de gemeente te wenden, waarna zij beide legalisaties
in orde brengen.
Elke gemeente heeft toegang tot het e-legalisatiesysteem. De gemeenteambtenaar kan alle akten rechtstreeks
downloaden uit de Database voor de Akten van Burgerlijke Stand (DABS). (Verschillende gemeenten maken
hierbij de fout een scan te maken van het document uit DABS en dit vervolgens te uploaden in het
e-legalisatiesysteem, waardoor de digitale handtekening niet wordt aanvaard.) Vervolgens heeft men enkel nog
het land van bestemming nodig en het e-mailadres van de persoon die het document aanvraagt.
Het hele proces duurt in principe niet meer dan 2 minuten, waarna men een e-mail ontvangt met een
uitnodiging voor het betalen van de Apostille van FOD Buitenlandse Zaken (20 € per document). De betaling
gebeurt online, waarna men iets later de gelegaliseerde akte krijgt opgestuurd via e-mail.
Legaliseren en wettigen van een handtekening
Het proces is een beetje anders voor het legaliseren van een handtekening van bijvoorbeeld een ouder. Om de
authenticiteit van de handtekening vast te stellen heeft men de identiteitskaart nodig van de persoon wiens
handtekening men laat wettigen, dus de ouder(s). Hiervoor dient men wel degelijk effectief langs te gaan op de
gemeente, waar men ter plaatse de authenticiteit zal vaststellen.
Dit legalisatieproces is momenteel nog niet gedigitaliseerd.
De authenticiteit wordt vastgesteld door het ondertekenen van het document door de Burgemeester of
Schepen van Bevolking. Vermeld duidelijk bij de gemeente dat het document ondertekend moet zijn door de
Burgemeester of Schepen van Bevolking en NIET door een gemachtigd beambte, dit i.v.m. een legalisatie van
het document bij FOD Buitenlandse Zaken. Controleer dit nog even wanneer je het document terug ontvangt.
Nadien moet de handtekening van de Burgemeester of Schepen van Bevolking gelegaliseerd worden met een
Apostille van FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.
