Vacature Program Consultant (100% betrekking)

Als Program Consultant bij AFS combineer je een liefde voor vrijwilligerswerk met een passie voor Marketing en Sales. Je opdracht situeert zich binnen 4 domeinen:
1) Algemene Promotie van en rekrutering voor de AFS programma’s 2) Leadmanagement en CRM, 3) Aansturen en vormen van lokale AFS-vrijwilligers met interesse in Marketing en Sales en 4) Ondersteunen van de Vlaamse en Nederlandse deelnemers en hun ouders doorheen hun internationale AFS-programma (van aanmelding tot terugkomst).

Promotie en Rekrutering

Als Program Consultant ben je verantwoordelijk voor de promotie van en de rekrutering voor de interculturele uitwisselingsprogramma’s van AFS. Je doet dit in eerste instantie samen met vrijwilligers.
Je grijpt elke kans om te werken aan de naambekendheid van AFS en onderneemt hiervoor acties samen met deze AFS-vrijwilligers. Je weet welke kanalen (on- en offline) te gebruiken om een zo groot mogelijk publiek te bereiken met onze missie en ons aanbod.
Je zorgt voor de organisatie van regionale info-avonden en scholentochten voor het promoten van onze interculturele uitwisselingsprogramma’s. Hiervoor creëer je banden met scholen alsook met bovenlokale onderwijskoepels, – overheden en –instanties. Zo bouw je een netwerk uit van onderwijs in Vlaanderen en Nederland.

Leadmanagement en CRM

Je werkt namelijk samen met een groep van vrijwillige program consultants (de zogenaamde Wegwijzers) voor de opvolging van het dagelijkse leadmanagement en CRM. Als beroepskracht coördineer jij de hele aanwervingsprocedure in SalesForce en zet je vrijwilligers aan het werk om in hun regio in gesprek te gaan met potentiële kandidaten. Door hen te informeren en oriënteren zorg je voor het gepaste programma voor elk klantenprofiel.
Je bent verantwoordelijk voor de conversie van ‘lead’ tot ‘deelnemer’ en vervolgens voor de administratieve begeleiding van elke ‘deelnemer’ tot aan het vertrek.
Jij en de vrijwillige Wegwijzers zijn gedurende het hele onboarding-traject het eerste aanspreekpunt voor (potentiële) klanten.

Je verzorgt de administratie en logistiek die samengaan met onze buitenlandse, interculturele programma’s. Hiervoor werk je nauw samen de Verantwoordelijke Visa- en Travel, de Verantwoordelijke Schoolrelaties en met de buitenlandse AFS-partners die onze deelnemers hosten.

Aansturen en vormen van de AFS-vrijwilligers met interesse in Marketing&Sales

Je bent verantwoordelijk voor het aanwerven, opleiden en aansturen van een enthousiast team van lokale vrijwilligers (Wegwijzers) die instaan voor de initiële oriënterende gesprekken (intakes) en het verdere begeleiden van kandidaten in de eigen regio. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de Wegwijzers en verantwoordelijk voor hun planning, coaching en vorming.
Daarnaast zorg je ook voor de rekrutering, aansturing en vorming van de vrijwillige verantwoordelijken voor de lokale info-avonden en scholentochten.

Het begeleiden van onze zend-deelnemers en hun ouders doorheen het AFS-avontuur

Doorheen het hele programma (ook na vertrek naar het buitenland) blijf jij het eerste professionele aanspreekpunt voor onze deelnemers en hun ouders. Je doet er alles aan om elke deelnemer in het juiste programma te krijgen en zowel hen als hun ouders met de juiste verwachtingen te laten vertrekken. Hiervoor werk je om te beginnen (pro-actief) nauw samen met de Verantwoordelijke Oriëntaties voor deelnemers en met een nationale groep vrijwilligers die zich inzetten voor een optimale voorbereiding van onze deelnemers. Je zorgt zelf als ‘familie-manager’ voor een goede voorbereiding van de ‘zend’ouders.

Ook tijdens het verblijf van de jongere in het buitenland, geef je extra ondersteuning waar nodig en grijp je in bij grote en kleine problemen die professionele actie vereisen. Hiervoor werk je nauw samen met je collega’s in het buitenland.

Wil je meer weten over welke ‘kennis en vaardigheden’ wij zoeken?

Je hebt ervaring met marketing en sales, bent een goede verkoper.
Je hebt uitstekende Nederlandse mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
Je hebt sterk in zowel zakelijk als wervend schrijven in het Nederlands.
Je hebt een goede kennis van de Engelse taal zowel mondeling als geschreven.
Je bent klantvriendelijk, overtuigend en wervend.
Je bent een sterke actieve en analytische luisteraar.
Je bent professioneel en overtuigend in telefonisch contact.
Je bent sterk in alle Officetoepassingen.
Je bent administratief sterk en goed in het beheren en presenteren van informatie.
Als proactieve analist volg je resultaten op, stel je correctieve acties voor en weet je prioriteiten te stellen.
Je weet hoe je vrijwilligersploegen moet motiveren, enthousiasmeren en ondersteunen.
Je weet wie de ‘Nieuwe vrijwilliger’ is en hoe deze te benaderen.
Je weet hoe vrijwilligersploegen te motiveren, enthousiasmeren en ondersteunen;
Je bent sociaal vaardig, legt vlot contacten en kunt je aanpassen aan verschillende soorten mensen en ploegen.
Je weet hoe je in een snel veranderende, chaotische en creatieve realiteit toch het overzicht houdt en het doel bewaakt.
Je weet hoe je processen moet uittekenen en opvolgen en hoe je een goede back-planning opstelt en uitrolt.
Je kunt strategie en doelstellingen omzetten in concrete acties: m.a.w. je kunt de AFS-rekruteringsstrategie vertalen in concrete acties en projecten.

Wil je weten over welke ‘gedragscompetenties’ je best beschikt in deze job?

Je werkt ordelijk en stipt.
Je weet hoe je te bewegen op de smalle lijn tussen het werken met ‘klanten’ in een professionele setting en tegelijkertijd met ‘vrijwilligers’ in een leer- en experimenteer- en amuseer-omgeving.
Je bent zowel feedback- als oplossingsgericht.
Je bent sterk in je eigen timemanagement en in zelfzorg.
Je bent in staat zowel als in team als zelfstandig te werken.
Je gelooft in de kracht van vrijwilligers en handelt daarnaar.
Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist.
Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties.
Je hebt een verzorgd voorkomen en een verzorgde taal.
Je bent bereid tot regelmatig avond- en sporadisch weekendwerk en je bent flexibel waar het werken met vrijwilligers en klanten dat vereist.
Je kan vlot functioneren in een omgeving zonder prikklok waar eerder resultaatsgericht dan mathematisch wordt geëvalueerd. Je vindt deze vrijheid eerder een pluspunt dan een probleem.
Je weet hoe je work-life-balance in evenwicht te houden en bent sterk in zelfzorg.
Je neemt gemakkelijk initiatief, bent ondernemingsgezind en niet bang voor verandering en innovatie: je ziet eerder de kansen dan de problemen.
Je bent sociaal vaardig, legt vlot contacten en kunt je aanpassen aan verschillende soorten mensen en groepen.
Je bent sterk in contact leggen, netwerken uitbouwen en in het duurzaam uitwerken van relaties, co-creaties en projecten om via samenwerking met andere organisaties de efficiëntie en impact van AFS te verhogen.

Met deze ‘pluspunten’ ga je positief scoren

Je bent zelf een vrijwilliger (geweest).
Ervaring in het verkopen binnen een not-for-profit context en/of binnen de jongerenmarkt (doelpubliek prioritair 15 tot 30 jaar).
Ervaring in marketing & sales in een missiegedreven context.
Ervaring in het werken voor een vrijwilligersorganisatie of het aansturen van vrijwilligers.
Je hebt kennis van intercultureel leren (global competences) en/of internationalisering.
Je hebt enige affiniteit met Nederland. Je kent iets van het onderwijssysteem, de markt van internationalisering, de cultuur, de Noord-Nederlandse taal, … of je hebt natuurlijk zelf Nederlandse roots!
Je hebt ervaring met leadmanagement en CRM (eventueel met Salesforce).
Je hebt kennis van Generatie Z en Generatie Alfa.

Voorwaarden

Je bent bereid om 60% van jouw werktijd op ons kantoor in Mechelen te werken, meer bepaald op maandag, dinsdag en donderdag. Je werkt sowieso op woensdagnamiddag, in Mechelen indien nodig. Je werkt nooit op vrijdagnamidag en kan woensdagvoormiddag en vrijdagvoormiddag van thuis uit werken.
Je engageert je tot structureel avondwerk (1 avond naar keuze per week + af en toe een vergadering met vrijwilligers) en sporadisch weekendwerk en bent flexibel waar het werken met vrijwilligers en programma-deelnemers dat vereist. Elke vrijdagnamiddag ben je vrij.
Je gelooft dat in de huidige samenleving en wereld ‘ globalisering’ en ‘superdiversiteit’ zowel een uitdaging als een opportuniteit en meerwaarde zijn en wilt je bijdrage leveren om iedereen de kans te geven een actieve wereldburger te worden.
Deze job wordt deels geleid door seizoens-pieken die maken dat de mogelijkheden tot vakantie op bepaalde momenten beperkt zijn (afhankelijk van de behaalde doelen) en er in die periodes extra flexibiliteit vereist kan zijn.

Wij bieden

Een voltijdse job (37,5 uur/week) in een dynamische regionale en internationale werkomgeving.
Een werkplek recht over station Mechelen-Centraal.
Een gevarieerde job met veel kans tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
De kans om in een internationale context zowel dichtbij (Benelux) als veraf (het hele internationale AFS netwerk) mee te werken aan een relevante missie.
Deel uitmaken van een enthousiast Programma-team in Vlaanderen, Brussel en Nederland dat elkaar steunt, versterkt en uitdaagt.
Een creatieve vrijwilligersomgeving waar je met veel kans tot eigen initiatief vrijwilligers kan doen leren en excelleren.
Een flexibele arbeidsduurregeling en een rechtvaardige regeling inzake vakantie en overuren. Je werkt aan barema A1 binnen PC 329.01, met maaltijdcheques, een volledige vergoeding woon-werkverkeer, een thuiswerkvergoeding, een groepsverzekering, 4 extra verlofdagen voor -35-jarigen en een hospitalisatieverzekering voor jou en je gezin.

Solliciteren

Richt je Curriculum Vitae en motivatiebrief (!) uiterlijk op dinsdag 15 april 2025 aan Caroline Steyaert via ellen.de.munter@afs.org.
De eerste selectieronde bestaat uit een schriftelijke proef (2uur) en kort digitaal gesprek (30min) op maandag of dinsdag 21 of 22 april. Voor zij die geselecteerd worden is er in Mechelen een laatste ‘in person’ proef en gesprek op maandag 28 of dinsdag 29 april. Indiensttreding is voorzien asap maar we wachten graag op de beste kandidaat.

AFS vindt gelijke kansen en diversiteit erg belangrijk. De competenties van mensen zijn bepalend, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

AFS is een vrijwilligersorganisatie die deel uitmaakt van een wereldwijd netwerk dat jongeren en gezinnen via interculturele leerervaringen een open blik op een multiculturele samenleving en geglobaliseerde wereld wil bieden. AFS wil alle mensen – ongeacht hun achtergrond, religie, financiële mogelijkheden of opleidingsniveau – de kans geven tot intercultureel leren en zichzelf ontwikkelen als actieve wereldburgers die bijdragen aan een rechtvaardige wereld. AFS ontwikkelt hiervoor initiatieven binnen 4 domeinen: boeiend vrijwilligerswerk, internationale uitwisselingen, educatieve diensten en producten en advocacy-projecten.