Word gastorganisatie voor het European Solidarity Corps

Het European Solidarity Corps biedt je subsidies en ondersteuning bij het opzetten van jouw jeugdproject. Als gastorganisatie haal je een European Volunteer in huis die voltijds aan de slag gaat binnen jouw organisatie. De duurtijd van een project via AFS ligt tussen de 6 en 12 maanden (long-term volunteering). Wat verwachten zoal wij van jou?

• Je voorziet een mentor voor de vrijwilliger en plant evaluatie- en reflectiemomenten op reguliere basis, waarbij ook het leerproces van de vrijwilliger wordt opgevolgd.
• Je zorgt ervoor dat alle medewerkers en andere betrokkenen binnen de organisatie op de hoogte zijn van de komst van de vrijwilliger en zijn rol binnen de organisatie.
• Je zorgt voor taakgerichte en persoonlijke ondersteuning en bewaakt het welzijn van de vrijwilliger op de werkvloer.

Ben je geïnteresseerd? Lees hier de gids van 2020 van het European Solidarity Corps. De gids is in het Engels. Wil je meer weten over de samenwerking met AFS? Aarzel dan niet om ons een berichtje te sturen.

De vrijwilliger komt uit een ander Europees land of uit één van de partnerlanden van het European Solidarity Corps. De selectie gebeurt op basis van zijn motivatie en interesses, niet op basis van zijn vaardigheden of ervaring. Je selecteert dus zonder vooroordeel op basis van etniciteit, religie, seksuele oriëntatie, politieke overtuiging, etc.

Vrijwilligers hebben de leeftijd van 18 tot en met 30 jaar.

AFS neemt een groot deel van de administratieve verantwoordelijkheden op zich. Deze ondersteuning wil concreet zeggen dat AFS o.a.:

• de oproep voor vrijwilligers verspreidt via haar internationale netwerk, via haar website en via de volunteering database, het daarvoor voorziene platform van European Solidarity Corps.
• de preselectie van de kandidaten organiseert en de dossiers ten gepaste tijden doorgeeft aan de gastprojecten.
• de subsidies beheert en verdeelt deze onder de betrokken partners: sending fee, organisational cost voor accommodatie, maaltijden en woon-werkverkeer en zakgeld voor de vrijwilliger.
• de internationale transportkosten terugbetaalt aan de vrijwilliger na ontvangst van betalingsbewijzen.
• de nodige documentatie voor het nationale agentschap verzamelt (deelnemerslijsten, pocket money declaration, …)
• zich ervan verzekert dat de vrijwilliger zich heeft geregistreerd in de European Solidarity Corps database.

Mail naar info@afsvlaanderen.be voor meer informatie over de administratieve ondersteuning.

Naast de administratieve verantwoordelijkheid, staat AFS ook in voor de omkadering en begeleiding van de vrijwilliger en gastorganisatie.

Zo kan AFS o.a.

• • een begeleider uit het lokale AFS-vrijwilligerscomité voorzien voor de vrijwilliger
  • een werkplaatsbegeleider uit het lokaleAFS-vrijwilligerscomité voorzien voor de gastorganisatie.
  • Zorgen voor noodpermanentie en crisisondersteuning
  • een gids bezorgen aan de gastorganisatie en aan de vrijwilliger voor de start van het project, met praktische informatie en cultuurgebonden informatie.
  • de vrijwilliger voorbereiden via het Global Up Abroad programma. Deze tool begeleidt hem niet alleen voor op zijn ervaring, maar biedt ook ondersteuning tijdens en na de uitwisseling. Het programma is een intercultureel leertraject dat online sessies combineert met live reflectie via webinars en in person dagen. Bij het succesvol beëindigen van het traject ontvangt de vrijwilliger het Global Competence Certificate.

Ja, elke organisatie of informele groep die een European Solidarity Corps-aanvraag wil indienen of partner is in een European Solidarity Corps-project, moet zich registreren:

• Elke vzw, van gelijk welk niveau
• Elke overheid: gemeente, jeugddienst,…
• Elke informele groep van jongeren, feitelijke vereniging,…

Na je registratie krijg je een Organisation ID. Je gebruikt je registratienummer (= OID) om een deel van je aanvragen, eindverslagen enz. automatisch in te vullen.

Om erkend te worden als European Solidarity Corps-organisatie moet je het Quality Label aanvragen. Het label verzekert dat organisaties voldoen aan de nodige kwaliteitsvereisten binnen het Europese kader. Dit label is dan ook jouw toegangspoort tot het subsidieprogramma.

Het Quality label is een goedkeuring die je als organisatie krijgt om vrijwilligers, stagiairs en/of jonge werknemers een buitenlandse ervaring te bezorgen. Dat kan een Vlaamse vrijwilliger zijn die naar het buitenland trekt om daar een steentje bij te dragen of een buitenlandse vrijwilliger die in Vlaanderen de handen uit de mouwen steekt. Met het Quality label op zak kan je een aanvraag indienen om een European Solidarity Corps-project op te zetten.

• Hoe vraag je het kwaliteitslabel aan? Bekijk de stappen op de Vlaamse website europeansolidaritycorps.be
• Meer over het Quality Label lees je in de gids van het European Solidarity Corps 2020. De gids is in het Engels.

AFS bezoekt nieuwe (potentiële) gastprojecten voor een eerste kennismaking en zorgt voor een evaluatie van de kwaliteit van het project. Je krijgt informatie over het European Solidarity Corps en alle praktische zaken om een vrijwilliger te hosten. Vervolgens dient AFS – als jullie coördinerende organisatie – voor jullie het subsidiedossier in bij het Nationaal Agentschap.

Het is jullie verantwoordelijkheid om een OID (Organisation ID) aan te vragen. Ook zorgen jullie ervoor dat jullie organisatie het Quality Label behaalt, met ondersteuning van AFS. Bovendien bezorgen jullie AFS de nodige documenten (mandaat, time schedule, project- en taakomschrijving, profiel vrijwilliger). Deze informatie moet volledig correct en duidelijk zijn.

Lees hier meer informatie over de registratie.

De eerste stap is dat jouw organisatie het Quality Label ontvangt. AFS behandelt dan het administratieve gedeelte van de projectaanvraag.

• Je maakt de nodige afspraken met AFS omtrent verder aanpak van het project
• Je biedt een duidelijk project met duidelijke taakomschrijvingen, richtlijnen, leermogelijkheden en werkschema.
• Je maakt een preselectie uit de lijst van kandidaten die AFS je bezorgt. Na een persoonlijk online gesprek met hen, geef je de naam van de geselecteerde kandidaat en je motivatie voor deze keuze door aan AFS.
• Je voorziet een mentor voor de vrijwilliger en plant evaluatie- en reflectiemomenten op reguliere basis. Je volgt het leerproces van de vrijwilliger.
• Je zorgt ervoor dat alle medewerkers en andere betrokkenen binnen de organisatie op de hoogte zijn van de komst van de vrijwilliger en zijn rol binnen de organisatie. Hoe je dat kunt doen lees je hieronder.
• Je zorgt voor taakgerichte en persoonlijke ondersteuning en bewaakt het welzijn van de vrijwilliger op de werkvloer.
• Indien van toepassing zorg je voor kwaliteitsvolle accommodatie, maaltijden en woon-werkverkeer voor de vrijwilliger. Wanneer dat het geval is, krijgt jullie organisatie hiervoor een financiële ondersteuning per dag gedurende de effectieve programmaperiode, voorzien door de subsidies van Erasmus+ (organisational costs). Accommodatie kan in een gastgezin, in een zelfstandige accommodatie, op het project,…
• Je biedt de vrijwilliger ruimte om tijdens de werkuren te werken aan het aanleren van de Nederlandse taal.
• Je regelt en organiseert, indien gewenst in het kader van het project, aanvullende Nederlandse lessen voor de vrijwilliger. Het aanbieden van aanvullende taallessen wordt ten sterkste aangemoedigd voor een succesvolle ervaring van de vrijwilliger. Deze kosten worden ook gedekt met de hierboven vernoemde ontvangen organisational costs.
• Je ondersteunt de vrijwilliger in het opmaken van zijn Youth Pass.
• Je neemt deel aan minimaal 1 vormingsdag per jaar van het Nationaal Agentschap.

Als gastorganisatie biedt je een duidelijk project aan met:

• Duidelijke taakomschrijvingen
• Richtlijnen
• Leermogelijkheden
• Werkschema

Het takenpakket biedt de vrijwilliger voldoende leer- en groeimogelijkheden en voorziet ook ruimte voor het uitwerken van een persoonlijk project. De vrijwilliger heeft een voltijds takenpakket (30u – 38u) dat rekening houdt met zijn interesses. Enkele voorbeelden van projecten:

• Ondersteuning marketing- en communicatiemanagement
• Werken en spelen met kinderen op een kinderdagverblijf
• Uitdenken en begeleiden van dagbesteding voor bepaalde doelgroepen
• Onderzoek doen, tentoonstellingen opzetten, bezoekers begeleiden in een museum
• …

Een buitenlandse vrijwilliger in huis nemen is erg spannend. Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat alle medewerkers en andere betrokkenen binnen de organisatie op de hoogte zijn van de komst van de vrijwilliger en zijn rol binnen de organisatie. Hoe pak je dit aan? We geven enkele tips:

• Betrek je collega’s bij het proces. Leg uit waarom je de beslissing overweegt en vraag wie wil meewerken om het proces op te starten.
• Discussieer over de meerwaarde van een Europese vrijwilliger. Het is voor het team een unieke kans om in internationale context samen te werken en op die manier nieuwe vaardigheden op te doen.
• Vul samen het takenpakket voor de vrijwilliger in. Waar hebben we de hulp nodig? Waar kunnen we zijn/haar expertise en enthousiasme het beste gebruiken?